American Packaging Machinery (APM)

Studi Kasus : American Packaging Machinery (APM)

American Packaging Machinery (APM) adalah perusahaan yang menyediakan jasa perbaikan dan pemeliharaan untuk perusahaan yang mengoperasikan sistem pengemasan yang berskala besar. Sistem pengemasannya adalah mengatur mesin untuk menempatkan barang-barang seperti kotak atau tas dan menerapkan plastik pembungkus kedap udara untuk wadah.

 

APM menawarkan kontrak layanan pada kebanyakan sistem pengemasan yang berskala besar. Sebuah kontrak layanan yang khusus disediakan oleh teknisi APM untuk melakukan kunjungan rutin ke pelanggan situs untuk melakukan pemeliharaan preventif. Kontrak layanan juga mencakup sejumlah kunjungan perbaikan darurat per tahun. APM juga mengirim teknisi untuk melakukan perbaikan bagi perusahaan yang tidak memiliki kontrak layanan.

Teknisi APM dibayar per jam, dengan tambahan bayaran untuk jam lembur dan waktu mereka bekerja di luar jam kerja standar, seperti akhir pekan dan hari libur. Teknisi APM adalah anggota dari serikat pekerja, International Brotherhood of Electrical Workers (IBEW),  yang melakukan negosiasi tingkat upah dan kondisi kerja untuk teknisi. APM mengurangi iuran serikat pekerja dari gaji mingguan setiap teknisi dan menyerahkan total iuran yang dikumpulkan setiap minggunya ke kantor regional IBEW. Kontrak serikat saat ini menyediakan bahwa teknisi APM telah ditanggung oleh rencana asuransi kesehatan oleh Perusahaan Asuransi terpercaya Prudential. Meskipun APM membayar sebagian dari premi asuransi, teknisi harus membayar sebagian dari biaya preminya. Kontribusi terhadap premi Ini dipotong dari gaji mereka setiap minggunya.

APM ini akan menerapkan suatu sistem otomatis baru yang mana sistem ini akan menggunakan EDI dan EFTS untuk menangani penggajian para teknisi APM dan transaksi terkait.

Berikut ini hal yang dibutuhkan :

1. Gambarlah diagram dari EDI Penggajian yang diusulkan dan sistem EFT (Anda dapat menggunakan Gambar 5-7 sebagai panduan). 

 Contoh Diagramnya :

 Berikut ini adalah Sistem kerja EDI & EFT berdasarkan Gambar diatas.

• Para teknisi akan mencatat waktu mereka bekerja dengan memasukkan waktu mulai dan berhenti untuk setiap kali pekerjaan kedalam sebuah program yang berjalan pada komputer  genggam mereka (para teknisi sudah menggunakan komputer genggam untuk mencari pemasangan kabel dan diagram mekanik untuk mesin di mana mereka bekerja dan untuk menerima penugasan pekerjaan mereka). Informasi waktu bekerja akan dikirimkan dari komputer genggam untuk Departemen Penggajian APM.
• Departemen Penggajian akan meringkas informasi waktu bekerja dan mengirimkannya ke komputer desktop pengawas. Setiap pengawas akan mengindikasikan otorisasi untuk setiap para teknisi diwaktu bekerja, lembur, dan hari libur / pada jam-jam akhir pekan. Otorisasi ini akan dikembalikan oleh sistem setiap hari ke Departemen Penggajian.
• Departemen Penggajian akan meringkas informasi waktu bekerja setiap minggunya dan menghitung gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih untuk setiap karyawan. Pemotongan ini termasuk pajak pemerintah dan negara yang harus dipotong oleh hukum, kontribusi untuk premi asuransi kesehatan, dan iuran serikat pekerja yang dipotong berdasarkan kontrak serikat IBEW.
• Departemen Penggajian akan mengirimkan ringkasan elektronik dari informasi penggajian, termasuk pemotongan, kepada Departemen Akuntansi, yang akan mempersiapkan laporan pajak upah dan membuat entri yang diperlukan dalam sistem akuntansi APM untuk merekam penggajian dan beban pajak yang serupa.
• Departemen Penggajian akan mengirimkan otorisasi elektronik ke bank APM untuk membuat EFTS yang diperlukan untuk deposit(menyimpan) : jumlah gaji bersih setiap teknisi untuk rekening bank para teknisi; jumlah setiap pajak yang dipotong ke rekening lembaga pemerintah yang tepat; jumlah kontribusi total premi asuransi kesehatan ke rekening perusahaan asuransi; dan jumlah serikat iuran yang dipotong ke rekening IBEW itu. Sebagian besar rekening berada di bank lain.
• Departemen Penggajian akan mengirimkan pemberitahuan elektronik untuk Prudential Trust dan kantor regional IBEW, memberitahu mereka tentang jumlah yang ditransfer setiap minggu.
• Departemen Penggajian akan mengirimkan ringkasan elektronik jam kerja dari setiap masing-masing teknisi dan jumlah gaji kotor, termasuk gaji lembur dan hari libur / akhir pekan, ke komputer desktop serikat pengurus APM. Pengurus serikat adalah teknisi APM yang dipilih oleh para teknisi untuk memantau persyaratan kontrak serikat dan menangani setiap keluhan yang timbul antara para teknisi dan manajemen APM. 

2. Daftar dan jelaskan secara singkat masalah atau persoalan yang menurut Anda  dapat muncul dalam pelaksanaan sistem ini.

Masalah atau persoalan yang dapat muncul bisa seperti :

Pengeluaran biaya yang cukup besar untuk pembiayaan pengadaan alat-alat dalam penerapan sistem EDI yang mahal ini, hal ini dikarenakan Perangkat yang dibutuhkan pada sistem ini menggunakan perangkat Komputer yang sangat canggih dan membutuhkan Jaringan Internet yang cepat serta perangkat pendukung lainnya agar sistem ini berjalan dengan baik saat penggunaannya.

Biaya untuk menyewa para tenaga ahli yang bisa menggunakan sistem Otomatis EDI ini cukup mahal. Dan juga diperlukannya waktu dan biaya tambahan untuk pelatihan bagi para karyawan agar dapat menguasai sistem standar dari EDI ini.

Diperlukannya waktu yang cukup lama dalam pelaksaan sistem ini, hal ini dikarenakan transisi dalam merubah sistem yang tadinya menggunakan sistem manual menjadi otomatis memerlukan waktu yang bertahap agar dapat berjalan dengan baik.

Tidak semua perusahaan menerapkan sistem ini, sehingga mungkin masih terdapat pelaksaan sistem transaksi dan pencatatan secara manual dalam penerapan EDI ini.

3. Berikan alasan mendasar dan rekomendasi mengenai hal ini, jika ada, unsur-unsur dari sistem ini yang Anda pikir APM harus menyewa perusahaan luar untuk melaksanakan.

Sebagai rekomendasi, sebaiknya apabila APM ini ingin menyewa perusahaan lain dalam melaksanakan sistem EDI ini. Alangkah baiknya APM terlebih dulu mengetahui sistem yang diterapkan pada perusahaan yang akan disewanya ini, hal ini dikarenakan untuk menghindari kesalahan yang dapat terjadi dalam perlaksanaan sistem ini sehingga penggunaan sistem EDI ini dapat berjalan dengan baik dan APM tentunya akan memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan Mitra kerjanya.

4. Kenapa APM menggunakan EDI dan EFT ? Apa tujuannya ? Jelaskan.

Untuk mempermudah mengumpulkan informasi tentang waktu kerja para teknisi. Untuk mempermudah pengawas untuk melakukan otorisasi diwaktu bekerja para teknisi. Sehingga otorisasi yang didapat bisa digunakan Departemen Penggajian untuk menghitung gaji kotor, pemotongan, gaji bersih untuk setiap karyawan serta biaya yang ada termasuk pajak pemerintah dan negara yang harus dipotong oleh hukum, serta pembayaran untuk premi asuransi kesehatan, dan iuran serikat pekerja yang dipotong berdasarkan kontrak serikat IBEW. Serta mempermudah hubungan para karyawan dengan pihak perbankan dalam hal informasi penggajian serta informasi pembayaran biaya-biaya yang telah ditetapkan APM.

5. Keuntungan APM dalam Peng-implementasian EDI dan EFT.

Informasi yang dibutuhkan Perusahaan APM dan para teknisinya lebih akurat, karena dalam sistem mulai dan berhenti dalam waktu bekerja terkirim ke bagian yang membutuhkan secara real time.  Sehingga dapat meminimalisir keterlambatan pengiriman data tentang informasi jam kerja karyawan yang mana akan berpengaruh sekali dalam waktu memperhitungkan total jam kerja dan jumlah gaji per karyawan.

Dalam pelaksanaannya aliran data yang terkirim memiliki transparasi yang dapat dipakai oleh setiap bagian-bagian yang penting yang membutuhkannya dalam perusahaan APM ini, sehingga dapat meningkatkan kinerja pada bagian penting tersebut.

Selain itu juga, perusahaan APM ini akan mendapatkan kemudahan dalam bertransaksi dengan konsumennya dan dapat menjaga hubungan baik dengan konsumennya tersebut dalam memenuhi kebutuhan yang diperlukan konsumen tersebut, hal ini dikarenakan perusahaan telah memiliki informasi yang telah dicatat ke dalam sistem sebelumnya. Selain itu juga perusahaan APM akan mendapatkan kemudahan akses dengan Mitra kerjanya dan perusahaan Asuransi kesehatan dalam melakukan kerja sama atau transaksi.